ÍNDEX
1. RESPONSABLE DEL TRACTAMENT
2. MOTIVACIÓ
3. DADES PERSONALS TRACTATS
4. FINALITATS DEL TRACTAMENT DE LES DADES
5. LEGITIMACIÓ PER AL TRACTAMENT DE LES DADES
6. DESTINATARIS DE LA INFORMACIÓ
7. TERMINIS DE CONSERVACIÓ DE LES DADES
8. DRETS DE L'USUARI
9. MESURES DE SEGURETAT
10. INFORMACIÓ EXACTA I VERAÇ
1. RESPONSABLE DEL TRACTAMENT
Aquest Canal de Denúncies és responsabilitat de RESIDENCIAS DE ESTUDIANTES S.L., amb NIF B60109188, empresa domiciliada en C/ Serrano nº 41 4ª planta 28001 Madrid, i inscrita en el Registre Mercantil de Madrid al Tom 37046, Foli 153, Fulla M-661.710, (d'ara endavant, RESA)
2. MOTIVACIÓ
RESA posa a la disposició de les seves parts interessades, aquest Canal de Denúncies en compliment de la recent Llei 2/2023 de reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció (d'ara endavant, “Llei de Protecció a l'Informant”).
Amb caràcter addicional, RESA compleix íntegrament amb la normativa vigent en matèria de protecció de dades de caràcter personal; en concret, amb el Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell de 27 d'abril de 2016 relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d'aquestes dades (d'ara endavant, “RGPD”) i la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades i garantia dels drets digitals (d'ara endavant, “LOPD”).
3. DADES PERSONALS TRACTADES
El Canal de Denúncies de RESA permet la presentació de denúncies anònimes. No obstant això, si l'informant desitja presentar la denúncia d'una manera nominativa, RESA podrà recaptar, en el marc d'una comunicació, les següents tipologies de dades de l'informant i, en el seu cas, de les persones involucrades en la comunicació:
• Dades identificatives : Nom i cognoms.
• Dades de contacte : Telèfon i correu electrònic.
• Dades professionals : Càrrec professional.
Addicionalment, RESA podrà tractar una altra tipologia de dades en virtut dels fets comunicats presumptament delictius o irregulars i de la documentació de suport que resulti oportuna per a investigar la conducta comunicada.
No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per a tractar una informació específica. En cas que es recopilessin dades no pertinents de manera accidental, aquestes dades seran eliminades del Canal de Denúncies sense dilació indeguda.
Si s'acredités que la informació facilitada o part d'ella no és veraç, se suprimirà de manera immediata des del moment en què es tingui constància d'aquesta circumstància. En el cas que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial.
4. FINALITATS DEL TRACTAMENT DE LES DADES
RESA tractarà les dades als quals pugui accedir a conseqüència de les comunicacions rebudes amb les següents finalitats:
• Recepcionar i decidir sobre l'admissió a tràmit de les comunicacions rebudes a través del Canal de Denúncies.
• Una vegada admeses a tràmit les comunicacions, realitzar la recerca dels fets denunciats i adoptar, en cas de resultar oportú, les mesures correctives pertinents.
• Mantenir informat al denunciant sobre l'admissió, o no, a tràmit de la seva comunicació així com dels avanços i resultats del procés de recerca en cas que existeixin fonaments suficients per a admetre a tràmit la mateixa.
5. LEGITIMACIÓ PER AL TRACTAMENT DE LES DADES
Atesa la conducta denunciada a través del present Canal de Denúncies, RESA compta amb les següents bases legitimadores per al tractament de les dades,:
• Compliment d'obligacions legals aplicables a RESA si la comunicació es refereix als incompliments previstos en la Llei de Protecció a l'Informant:
· Incompliments del dret de la Unió Europa,
· Comissió de delictes o d'infraccions administratives greus o molt greus o qualssevol infraccions de la normativa de prevenció del blanqueig de capitals;
• Interès legítim de RESA a garantir que es respectin els comportaments corporatius previstos en el Codi Ètic o Codi de Conducta de RESA, sense que el tractament de dades en aquest marc suposi un desequilibri per als drets dels interessats i sense que el tractament els pugui ocasionar perjudicis.
• Interès públic de RESA quan el Canal de Denúncies no sigui obligatori o el tractament es dugui a terme en l'àmbit de la revelació pública.
6. DESTINATARIS DE LA INFORMACIÓ
Les dades als quals RESA pugui accedir amb motiu de les comunicacions rebudes a través del Canal de Denúncies, podran ser comunicats a:
• Organismes o institucions públiques, jutges i tribunals quan resulti necessari per a l'adopció de mesures disciplinàries, per a la tramitació dels procediments judicials que, si escau, procedeixin o en aquells supòsits en els quals fos exigit legalment.
• Al Ministeri Fiscal, quan el procediment sigui de la seva competència.
• La/s societat/és titular/és de la/s residencies/establiment/s amb els quals les parts implicades en la comunicació tinguin relació, sempre que aquesta comunicació resultés imprescindible per a la recerca dels fets denunciats.
Pel que fa a la comunicació de les dades de caràcter personal de l'informant, RESA garantirà que la seva identitat, i totes aquelles dades personals que RESA pugui disposar sobre la seva persona, sigui en tot cas reservada i no comunicada a les persones a les quals es refereixen els fets relatats ni a tercers, respectant en tot cas els drets fonamentals de la persona, sense perjudici de les accions que, si escau, puguin adoptar les autoritats judicials competents i respecte de les quals RESA no assumeix responsabilitat.
7. TERMINIS DE CONSERVACIÓ DE LES DADES
Les dades personals als quals RESA hagi pogut tenir accés a conseqüència de les comunicacions rebudes a través del Canal de Denúncies, seran tractats durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d'iniciar una recerca sobre els fets informats i per a la gestió de la comunicació sempre que la mateixa sigui admesa a tràmit.
En concret, RESA tractarà les dades personals en el termini màxim de tres mesos des de la recepció de la comunicació o, si no es va remetre un justificant de recepció a l'informant, tres mesos des del venciment dels set dies naturals que RESA disposa per a acusar rebut de la comunicació. El termini anteriorment previst podrà veure's ampliat tres mesos més en casos d'especial complexitat.
Transcorregut el referit termini sense que s'haguessin iniciat actuacions de recerca, les dades se suprimiran del sistema la comunicació, excepte amb la finalitat de mantenir evidència del funcionament del sistema i de forma anònima.
En el supòsit de comunicacions no cursades, es conservaran de forma anònima, eliminant completament les dades personals.
8. DRETS DE L'USUARI
La normativa de protecció a l'informant garanteix als Usuaris els següents drets reconeguts en la normativa en matèria de protecció de dades; que podran exercitar-se sempre que resultin d'aplicació:
• Accés : Permet als interessats conèixer quina informació es té, d'on s'ha obtingut, a qui s'ha facilitat i amb quins usos s'ha tractat.
• Rectificació : Permet als interessats rectificar alguna dada errònia o des actualitzat.
• Supressió : Permet als interessats aconseguir que es deixin de tractar les seves dades.
• Oposició : Permet als interessats aconseguir que es deixin d'utilitzar les seves dades amb una finalitat concreta. En cas que la persona a la qual es refereixin els fets relatats en la comunicació, es presumirà que, excepte prova en contra, existeixen motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.
• Limitació : Permet als interessats restringir el tractament de les seves dades, però de manera que siguin conservats per a alguna finalitat posterior.
• Portabilitat : Permet als interessats obtenir una còpia de les seves dades en format electrònic i, en determinades circumstàncies, sol·licitar que siguin comunicats a un altre prestador de serveis. Només és aplicable per a tractaments informatitzats realitzats amb el consentiment de l'Usuari o per al compliment d'un contracte.
• Revocació del consentiment : Permet als interessats retirar el consentiment que, en el seu cas, hagi prestat per al tractament de les seves dades.
No obstant això, l'exercici d'aquests drets es troba limitat a aquells denunciants que s'hagin identificat en el moment de presentar la comunicació. Si RESA té dubtes raonables sobre la identitat de l'informant que sol·licita el dret, podrà requerir informació addicional que li permeti acreditar la seva identitat.
Sempre que resultin d'aplicació, poden exercitar els esmentats drets davant RESA per correu postal a l'adreça a dalt esmentada i a l'atenció del Comitè d'Ètica o per correu electrònic a [email protected] .
9. MESURES DE SEGURETAT
En compliment de la normativa vigent anteriorment esmentada, RESA ha incorporat les mesures tècniques i organitzatives oportunes per a garantir la protecció dels drets i llibertats dels afectats pel tractament de les seves dades personals, incloses les corresponents respecte a la necessària confidencialitat i respecte a la identitat de l'informant en cas que la denúncia sigui nominativa, la protecció de dades i el secret de les comunicacions, a fi d'evitar la pèrdua, mal ús, alteració i/o accés no autoritzat de les dades facilitades per l'informant.
10. INFORMACIÓ EXACTA I VERAÇ
RESA informa el denunciant que la comunicació traslladada a través del Canal de Denúncies pot produir l'inici de recerques internes o externes i pot tenir conseqüències negatives per als afectats.
Per aquest motiu, únicament ha de proporcionar-nos informació que es cregui correcta, segons el seu lleial saber i entendre, i que sigui rellevant per a detectar una infracció del compliment normatiu i/o del Codi Ètic o de Conducta de RESA.
RESA podrà iniciar quantes accions disciplinàries i/o legals consideri oportunes sempre que la comunicació manqui manifestament de fonament o existeixin, segons el parer de RESA indicis racionals d'haver-se obtingut la informació mitjançant la comissió d'un delicte.